Um ein Amazon Flatfile, auch Lagerbestandsdatei genannt, zu erstellen, wird eine entsprechende Vorlage als Datei benötigt. Die Lagerbestandsdateivorlage, die in der Regel im .csv-Format vorliegt, kann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Die komma- oder semikolongetrennte Datenstruktur gewährleistet, dass mehrere Spalten in der Datei enthalten sind und sie trotzdem von verschiedenen Programmen und Tools verwendet werden kann.
Die verschiedenen Spalten, die im Flatfile vorhanden sind, können verwendet werden, um alle nötigen und sinnvollen Artikeleigenschaften wie Preise, Produkttitel, Beschreibung oder sonstige Daten einzutragen. Wer mehrere Artikel auf Amazon als Seller:innen verkauft, kann durch die Verwendung der Lagerbestandsdatei relativ schnell und einfach seine Artikeldaten aktualisieren oder ändern. Im Gegensatz zur Änderung über die Benutzer:innenoberfläche der Seller-Central (Lagerbestand –> Bearbeiten) muss nicht jeder Artikel einzeln bearbeitet werden. Die Daten können sozusagen in einem Rutsch bearbeitet werden. Auch, wer ein neues Produkt anlegen möchte, kann dies mit dem Flatfile tun. Die Lagerbestandsvorlagen können von Verkäufer:innen also verwendet werden, um ihre Produkte bei Amazon.de hochzuladen.
Datenupload mit Flatfile bei Amazon
Lagerbestandsdatei herunterladen für passende Amazon-Kategorie
In der Seller Central über den Reiter „Lagerbestand“ –> „Mehrere Artikel hochladen“ –> „Lagerbestandsdatei herunterladen“ wird eine Liste mit kategoriespezifischen Lagerbestandsdateien bereitgestellt. Wer nicht weiß, welcher Kategorie seine Produkte angehören oder angehören sollen, kann dies zuvor in seinen bisherigen Artikelinformationen überprüfen bzw. die aktuelle Klassifikationsliste, welche ebenfalls unter dem o.g. Menüpunkt erreichbar ist, nach einer geeigneten Kategorie gemäß des sog. „Browse Tree Guide“ (BTG) suchen.
Amazon Flatfile Vorlagenart auswählen
Um Angebote möglichst schnell zu erstellen, kann anfangs zunächst auf die Kurzversion der Lagerbestandsdateivorlage zurückgegriffen werden („Einfach“). Diese Vorlage enthält weniger Spalten als die Standardform und ist auf die unbedingt notwendigen Attribute für die Angebotsstellung begrenzt. Ergänzende Artikelinformationen können später über die Standardform des Flatfiles nachgepflegt werden. Die Dateivorlage „Erweitert“ (Standardform) beinhaltet dagegen weitere Spalten. Sie enthält alle Attributgruppen, die den zuvor ausgewählten Produktkategorien zugeordnet sind. Dadurch können sowohl erforderliche als auch empfohlene und optionale Informationen über diese Vorlage aktualisiert werden. Wer hingegen „Benutzerdefiniert“ auswählt, kann über diese Option selbst bestimmen, welche Attribute aus den zuvor ausgewählten Produktkategorien in der Vorlage enthalten sein sollen. Die verschiedenen Spalten im Flatfile können verwendet werden, um alle nötigen und sinnvollen Artikeleigenschaften wie Preise, Produkttitel, Beschreibungen oder sonstige Daten einzutragen. Wer mehrere Artikel auf Amazon als Seller:in verkauft, kann mithilfe der Lagerbestandsdatei relativ schnell und einfach seine Artikeldaten aktualisieren oder ändern.
Egal für welche Vorlage man sich entscheidet: Letztlich lässt sich durch die zuvor getroffene Auswahl ein Template herunterladen, welches als Grundlage für die Lagerdaten dient. Diese Datei ist sozusagen das Grundgerüst für die Bestandspflege auf Amazon und sorgt dafür, dass die Daten strukturiert an Amazon weitergegeben und zielgenau adressiert werden können.
Amazon Lagerbestandsdatei mit Informationen füllen
Für die meisten Nutzer:innen ist es am einfachsten, die Artikeldaten mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Microsoft Excel zu füllen. Die zuvor heruntergeladene Datei kann mit Excel geöffnet werden, und schon steht eine übersichtlich strukturierte Datei mit mehreren Datenblättern zur Verfügung. In diese können die Artikeldaten zellenweise eingetragen werden. Die Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramms bietet den Vorteil, dass mit bekannten Hilfsfunktionen wie Autovervollständigung oder Auto-Ausfüllen gearbeitet werden kann. Beim Kopieren von Preisen, Beschreibungen oder anderen Texten, z. B. innerhalb derselben Parent-Child-Struktur, spart man sich so die Arbeit, sämtliche Informationen für jeden Artikel einzeln eintragen zu müssen. Zudem beugt diese Methode Eingabefehlern vor.
Die sechs Standard-Tabellenblätter des Flatfiles
Die Standardversion des Amazon Flatfiles ist in sechs Tabellenblätter untergliedert:
- Instruktionen
- Info zu Produktabbildungen
- Beispiel
- Datendefinitionen
- Vorlage
- Gültige Werte
Amazon Flatfile Instruktionen
Das vorderste Tabellenblatt „Instruktionen“ stellt grundlegende Informationen über die Verwendung der Lagerbestandsvorlage bereit. Es enthält Hinweise zur Erstellung, Validierung und zum Hochladen der Datei zu Amazon. Amazon empfiehlt, diese Seite auszudrucken, um sie jederzeit griffbereit zu haben.
Info zu Produktabbildungen
Dieses Tabellenblatt gibt Aufschluss darüber, wie Produktbilder, insbesondere die besonders bedeutsamen Titelbilder, beschaffen sein müssen. So wird sichergestellt, dass die Bilder den Style-Richtlinien von Amazon entsprechen und für die Verwendung zugelassen werden.
Amazon Flatfile Beispiel
Dieses Datenblatt stellt eine Lagerbestandstabelle dar, die bereits mit Beispieldaten ausgefüllt wurde. Es enthält konkrete Datensätze mit unterschiedlicher Struktur, darunter:
- Parent-Child-Strukturen
- Artikel ohne Parent-Zuordnung
Die detaillierten Beispiele bieten einen guten Überblick darüber, wie eine eigene Lagerbestandsdatei am Ende aussehen sollte.
Datendefinitionen
Dieser Abschnitt erklärt detailliert jede einzelne Spalte, die in der heruntergeladenen Lagerbestandsdatei mit Daten gefüllt werden kann. Neben einer Definition und Informationen über die Verwendung eines Spaltentitels werden zudem Beispielwerte angegeben. Außerdem wird beschrieben, ob ein Attribut erforderlich, empfohlen oder optional ist.
Amazon Flatfile Vorlage
Dieses Flatfile-Tabellenblatt stellt die eigentliche Lagerbestandtabelle dar. Gemäß den Erklärungen und Beschreibungen auf den vorderen Tabellenblättern müssen Nutzer:innen auf diesem Blatt die Artikeldaten eingeben, die sie auf Amazon hochladen möchten.
Gültige Werte in der Flatfile
Nicht jede Spalte kann beliebige Inhalte enthalten. Welche Werte eine Zelle innerhalb einer spezifischen Spalte annehmen darf, wird auf diesem Excel-Sheet ausführlich dargestellt. In vielen Fällen ist relativ klar, welche Werte in die jeweilige Spalte einzutragen sind. Allerdings kommt es vereinzelt vor, dass nicht eindeutig vorhersehbar ist, welche Werte Amazon für eine bestimmte Spalte zulässt. Hier hilft das Tabellenblatt „Gültige Werte“, sodass Fehler beim Daten-Upload vermieden werden können.