Um eine Amazon-Flat File, auch Lagerbestandsdatei genannt, zu erstellen, wird eine passende Vorlage als Datei benötigt. Die Flat-File-Vorlage liegt in der Regel im *.csv-Format vor und kann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Die durch Komma oder Semikolon getrennte Datenstruktur sorgt dafür, dass mehrere Spalten in der Datei enthalten sind und sie dennoch von verschiedenen Programmen und Tools genutzt werden kann.
Die verschiedenen Spalten in der Flat File können genutzt werden, um alle notwendigen und sinnvollen Artikeldaten wie Preise, Produkttitel, Beschreibungen oder andere Informationen zu erfassen. Wenn du Amazon Seller bist und mehrere Artikel auf Amazon verkaufst, kannst du mithilfe der Flat File deine Artikeldaten relativ schnell und einfach aktualisieren oder ändern. Im Gegensatz zur Änderung über die Benutzeroberfläche in Seller Central (Flat File → Bearbeiten) muss dabei nicht jeder Artikel einzeln bearbeitet werden. Die Daten können in einem Durchgang verarbeitet werden. Wenn du ein neues Produkt anlegen willst, kannst du ebenfalls die Flat File nutzen. Damit können Seller ihre Produkte beispielsweise auf Amazon.co.uk hochladen.
Daten-Upload mit der Flat File bei Amazon
Flat File für die passende Amazon-Kategorie herunterladen
In Seller Central steht eine Liste mit kategoriebasierten Flat Files über den Reiter „Flat File“ → „mehrere Artikel hochladen“ → „Flat File herunterladen“ zur Verfügung. Wenn du nicht weißt, zu welcher Kategorie deine Produkte gehören oder gehören sollen, kannst du dies in deinen bisherigen Artikeldaten prüfen oder die aktuelle Kategorieliste durchsuchen, die ebenfalls unter dem oben genannten Menüpunkt zu finden ist – mithilfe des sogenannten „Browse Tree Guide“ (BTG).
Auswahl der Flat-File-Vorlagenart
Um Angebote möglichst schnell erstellen zu können, kannst du zunächst auf die Kurzversion der Flat-File-Vorlage („Lite“) zurückgreifen. Diese Vorlage enthält weniger Spalten als die Standardversion und ist auf die unbedingt notwendigen Attribute zur Angebotserstellung begrenzt. Zusätzliche Artikeldaten können später auch über die Standardversion der Flat File ergänzt werden.
Die „Advanced“-Vorlage (Standardversion) enthält dagegen zusätzliche Spalten. Sie beinhaltet alle Attributgruppen, die der zuvor gewählten Produktkategorie zugeordnet sind. So ist es möglich, Pflichtfelder, empfohlene und optionale Informationen über diese Vorlage zu pflegen.
Wenn du „Custom“ auswählst, kannst du individuell festlegen, welche Attribute, die der ausgewählten Produktkategorie zugewiesen wurden, in die Vorlage aufgenommen werden sollen.
Egal, welche Vorlage du wählst: Am Ende ermöglicht die Auswahl den Download einer Vorlage, die als Basis für die Flat File dient. Diese Datei stellt das Grundgerüst für die Pflege des Amazon-Lagerbestands dar und sorgt dafür, dass Daten strukturiert und gezielt an Amazon übergeben werden können.
Befüllen der Flat File mit Daten
Für die meisten ist es am einfachsten, die Artikeldaten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel zu befüllen. Die zuvor heruntergeladene Datei lässt sich problemlos in Excel öffnen und zeigt eine übersichtlich strukturierte Datei mit mehreren Tabellenblättern. Hier können die Artikeldaten Zelle für Zelle eingetragen werden. Der Vorteil eines Tabellenprogramms liegt darin, dass du mit den bekannten Hilfsfunktionen von Excel arbeiten kannst (z. B. Auto-Ausfüllen). Beim Kopieren von Preisen, Beschreibungen oder anderen Texten – z. B. innerhalb derselben Parent-Struktur – kann so vermieden werden, alles einzeln neu einzugeben. Das reduziert auch Fehlerquellen.
Die Standardversion der Amazon Flat File ist in sechs Tabellenblätter unterteilt: „Anleitung“, „Infos zu Produktbildern“, „Beispiel“, „Datendefinitionen“, „Vorlage“ und „Gültige Werte“.
Anleitung zur Flat File
Das erste Tabellenblatt „Anleitung“ gibt Nutzer:innen grundlegende Informationen zur Verwendung der Flat-File-Vorlage. Es enthält verschiedene Hinweise zur Erstellung, Prüfung und zum Hochladen der Datei bei Amazon. Amazon selbst empfiehlt, dieses Blatt auszudrucken, um es jederzeit griffbereit zu haben.
Infos zu Produktbildern
Dieses Tabellenblatt enthält Hinweise dazu, wie Produktbilder – insbesondere die besonders wichtigen Titelbilder – aufgebaut sein müssen, um den Style-Guidelines von Amazon zu entsprechen und für die Verwendung freigegeben zu werden.
Beispiel zur Flat File
Dieses Datenblatt zeigt eine beispielhaft ausgefüllte Flat File mit Demodaten. Diese enthalten unterschiedliche Datenstrukturen – z. B. einige mit Parent-Child-Struktur, andere ohne Parent. Die Beispiele sind relativ detailliert beschrieben und geben einen guten Überblick darüber, wie die eigene Flat File am Ende aussehen sollte.
Datendefinitionen
Dieser Abschnitt enthält eine ausführliche Beschreibung jeder Spalte, die in der heruntergeladenen Flat File befüllt werden kann. Neben einer Beschreibung und Informationen zur Verwendung des Spaltennamens werden auch Beispielwerte angegeben. Hier wird ebenfalls aufgeführt, ob ein Attribut erforderlich, empfohlen oder optional ist.
Vorlage
Dieses Tabellenblatt stellt die eigentliche Flat File-Tabelle dar. Auf Grundlage der Erläuterungen in den vorderen Tabellenblättern müssen hier die Produktdaten eingefügt werden, die du bei Amazon hochladen möchtest.
Gültige Werte
Nicht jede Spalte darf mit beliebigem Inhalt befüllt werden. Dieses Excel-Blatt beschreibt im Detail, welche Werte in einer bestimmten Spalte zulässig sind. In vielen Fällen ist klar, welche Angaben gemacht werden müssen – manchmal lässt sich aber nicht eindeutig vorhersehen, welche Werte Amazon für eine bestimmte Spalte akzeptiert. Das Tabellenblatt „Gültige Werte“ hilft dabei, Fehler beim Hochladen der Daten zu vermeiden.